Tinkami mokymai atneša didelę naudą įmonei – padidėja darbuotojų efektyvumas, vystosi gamyba, auga pajamos ir pelnas. Veiksmingi mokymai gali prisidėti prie bendros įmonės gerovės – pagerinti darbuotojų įsitraukimą, jų pasitenkinimą darbu, teigiamus elgesio pokyčius. Tačiau sukurti veiksmingą e. mokymą nėra taip paprasta, mokymo nepasisekimą gali nulemti daug priežasčių. Bazinę informaciją kaip sukurti efektyvų mokymų planą pateikiame šiame straipsnyje.
1 žingsnis: mokymų poreikio įvertinimas
Prieš pradedant planuoti mokymus, reikia tiksliai žinoti kokių mokymų Jums reikia. Mokymų poreikio įvertinimui atlikti, atkreipkite dėmesį į šias sritis:
Teisiniai įsipareigojimai. Kiekviena įmonė turi atitikti tam tikrus įstatymų tvarka nustatytus darbų saugos ir sveikatos reikalavimus. Privalote užtikrinti, kad Jūsų įmonė tuos reikalavimus atitinka, kad įvykdytumėte teisinius įsipareigojimus. Pasitikrinkite, ar įmonei nereikia atlikti kokių nors, su darbuotojų sauga ir sveikata susijusių mokymų.
Žmogiškieji ištekliai. Peržvelkite darbuotojų pastabas ir pasiūlymus. Atkreipkite dėmesį, ar darbuotojams aiškios visos darbo tvarkos. Darbuotojams gali kilti klausimų, jie gali išreikšti nepasitenkinimą dėl kokių nors konkrečių sprendimų ar tvarkų. Taip gali nutikti jei darbuotojai nesupranta tų sprendimų esmės ar kaip jiems reikėtų elgtis. Tad verta peržiūrėti, ar nereikia atlikti mokymų, paaiškinančių darbo tvarkas, įmonės politiką ir t.t. Kurkite neformalias diskusijas su darbuotojais, išsiaiškinkite ar darbuotojai jaučiasi pakankamai užtikrinti savo darbu konkrečioje pozicijoje.
Įgūdžių spragų analizė. Ši analizė naudojama nustatyti kokių įgūdžių reikia, norint įvykdyti verslo tikslus, taip pat tinkama ir darbuotojų kvalifikacijos kėlimo poreikiui išsiaiškinti. Išsiaiškinkite kokių įgūdžių reikia darbuotojams, kad jie galėtų gerai atlikti savo darbą dabar ir ateityje. Peržiūrėkite įmonės darbo aprašymus, verslo tikslus, įmonės vertybes. Apsvarstykite, kokių įgūdžių turinčių darbuotojų Jums gali prireikti ateinančiais metais. Taip pat, galite apklausti įmonės darbuotojus, kokių įgūdžių jų manymu, jiems trūksta. Jų įžvalgos gali būti neįkainojamos, o darbuotojų įtraukimas gali padėti jiems pajusti, kad prisideda prie įmonės augimo. Įgūdžių spragų analizei atlikti yra daug būdų, keli iš jų: apklausos, pokalbiai su darbuotojais, veiklos apžvalgos, įgūdžių skaičiuoklės kiekvienai konkrečiai pozicijai, įgūdžių testai.
2 žingsnis: nustatykite, kas turi būti apmokytas
Išsiaiškinus, kokių įgūdžių reikia mokyti darbuotojus, turite išsiaiškinti, kokius darbuotojus mokysite. Darbuotojų įgūdžiai gali būti skirstomi tokia tvarka:
· Įgūdžiai, kuriuos turi dabartiniai darbuotojai, tačiau reikia apmokyti naujus darbuotojus
· Įgūdžiai, kuriuos turi įgyti darbuotojai, kad pagerintų darbo našumą
· Įgūdžiai, kuriuos turi įgyti darbuotojai, norint dirbti su nauju produktu ar įranga
Įdarbinimo, ir naujų darbuotojų apmokymai priskiriami pirmajai kategorijai, reguliarūs darbuotojų mokymai priskiriami antrai ir trečiai kategorijoms. Priklausomai nuo to, kokius įgūdžius pasirinkote gerinti, mokymus priskirkite kuriai nors darbuotojų grupei.
3 žingsnis: mokymų tikslai
Prieš pradedant kurti bet kokius mokymus, svarbu susidaryti mokymosi tikslų sąrašą. Tai sąrašas dalykų, kuriuos turės mokėti atlikti darbuotojas, baigęs mokymus. Tik turint konkrečius tikslus, galima pereiti prie turinio kūrimo, praktinių užduočių ir pan. Visos sugalvotos užduotys – praktiniai pratimai, atvejo analizės, testai, viktorinos ir pan. turi būti orientuoti į mokymų tikslus.
Kurdami tikslus galite pasinaudoti SMART metodika:
Konkretus (specific) – tikslas yra konkretus ir labai aiškiai nurodytas, jo reikšmė visiems vienodai akivaizdi.
Pamatuojamas (measurable) – tikslas turi būti išmatuojamas, jis turi būti prasmingas.
Įgyvendinamas (achievable) – tikslas turi būti pasiekiamas, besimokantys turi turėti galimybę jį pasiekti.
Aktualus (relevant) – tikslas turi būti aktualus, svarbus darbuotojui.
Apibrėžtas laike (timely) – tikslo įgyvendinimas turi turėti aiškią pabaigą, turi būti apibrėžta kada jis turi būti įgyvendintas.
4 žingsnis: nusistatykite, kokias užduotis darbuotojai turi atlikti tikslui įgyvendinti
Turint konkretų tikslą, reikia nusistatyti kokias konkrečias užduotis darbuotojai turi atlikti, kad pasiektų tikslą. Šiame žingsnyje svarbu peržvelgti, ką jūsų darbuotojai jau žino, ar tas žinias jau gali pritaikyti (galbūt reiktų jiems priminti kai kuriuos dalykus), ko juos reikia išmokyti. Pavyzdžiui, jei mokymų tikslas yra išmokyti darbuotojus naudotis nauja gamybos technologija, konkrečios užduotys galėtų būti tokios:
- Pristatyti naują gamybos technologiją.
- Paaiškinti, ką galima ir kaip galima pagaminti su nauja gamybos technologija.
- Paaiškinti, kaip dirbti su nauja gamybos technologija.
- Apžvelgti saugumo reikalavimus dirbant su nauja gamybos technologija.
Išsikėlus pagrindines užduotis, kiekvieną iš jų, galima suskaidyti į dar mažesnes užduotis. Suskirsčius užduotis į mažesnes, tiksliai žinosite, kokius veiksmus Jums reikia atlikti norint išmokyti savo darbuotojus.
5 žingsnis: nustatykite darbuotojų savybes, kad padidintumėte mokymo efektyvumą
Kiekvienas žmogus mokosi skirtingai, tad norint pasiekti kuo didesnį mokymų efektyvumą, reiktų pasistengti pritaikyti mokymus kuo daugiau žmonių. Apsvarstykite darbuotojų grupės, kuriems bus kuriami mokymai savybes, pabandykite atsakyti į šiuos klausimus:
· ar darbuotojai jauni, ar vyresnio amžiaus žmonės?
· koks jų kompiuterinio raštingumo lygis?
· ar darbuotojai savarankiški, ar pripratę dirbti komandoje?
· ar jie geriau mokosi skaitydami, klausydami ar atlikdami veiksmus?
· ar yra kultūrinių skirtumų, kurie gali daryti įtakos?
Atsakę į šiuos klausimus, turėtumėte susidaryti bendrą grupės charakteristiką ir jos pagalba lengviau pritaikyti mokymosi būdą darbuotojams. Jeigu darbuotojai labai skirtingi, ir panašių bruožų surasti sunku, apsvarstykite mokymus, kuriuose derinami skirtingi mokymosi būdai, kad turėtumėte daugiau galimybių pasiekti visus darbuotojus.
6 žingsnis: parenkite mokymų planą
Dabar jau žinote ką ir ko mokysite, turite aiškų tikslą ir užduotis kurias reikia įvykdyti šiam tikslui pasiekti, žinote kaip efektyviai mokyti darbuotojus. Paskutinis žingsnis, kurį turite atlikti – susidėlioti mokymų medžiagą ir mokymų tvarkaraštį. Ruošiant mokymų planą, svarbu nenukrypti nuo turimos informacijos ir konkrečių išsikeltų tikslų. Rengdami mokymų planą atsižvelkite į šiuos punktus:
- Atsižvelkite į savo išsikeltus tikslus ir konkrečias užduotis, kurias turi įvykdyti darbuotojai. Naudokite kiekybiškai įvertinamus pasiekimus, kuriuos būtų galima įvertinti po mokymų. Paruoškite darbuotojus prieš mokymus, praneškite apie mokymus iš anksto, papasakokite apie ką bus mokymai ir kokiu tikslu jų reikia.
- Nusistatykite mokymų tvarkaraštį. Apgalvokite, kiek laiko užtruks mokymai, kokiu metu jie bus. Pagal pagrindinį tvarkaraštį, nusistatykite konkrečias datas ir valandas, kada bus mokomi darbuotojai. Įtraukite praktikos valandas, kada darbuotojai galės treniruotis pagal parengtą mokymą. Apsvarstykite papildomas datas, kada būtų galima rengti mokymus, tokiais atvejais, kai darbuotojas susirgo, ar dėl kitų priežasčių negali dalyvauti mokymuose. Kelių dalių mokymams, naudokite loginę progresiją. Stenkitės sudėlioti tvarkaraštį taip, kad užsiėmimai nebūtų per toli vienas nuo kito, darbuotojai gali pamiršti jau išmoktą informaciją ir per arti, kad nebūtų per didelis informacijos kiekis vienu metu.
- Pasirinkite mokymo metodą ar metodus, kuriuos taikysite. Kiekviename užsiėmime jei įmanoma, naudokite kelis mokymo metodus, taip pasieksite visų tipų darbuotojus.
Kai jau turite visą mokymų planą, lieka tik sukurti mokymų medžiagą ir surengti mokymus. Mokymų medžiagai sukurti galite pasitelkti įvarius vaizdo įrašus, plakatus, kitas vizualizacijos priemones. Parengti visai faktinei medžiagai, ją patraukliai pateikti darbuotojams, norint pasiekti didesnį darbuotojų įsitraukimą, galite pasitelkti išorinius partnerius. Įmonės, užsiimančios šia veikla, išpildys jūsų mokymo plano idėjas ir parengs mokymus, pritaikytus Jūsų darbuotojams.